Co zabrać ze sobą na wyjazd służbowy do Chin?

Chiny to rynek dający wiele możliwości biznesowych. Jest to jednak odległy kraj od Europy i odbycie do niego podróży wiąże się ze znaczącymi kosztami. Dlatego jeżeli już podejmie się decyzję o wyjeździe do Chin, warto jest dobrze się przygotować do wyjazdu, aby w pełni wykorzystać ten czas. Co więc należy zabrać ze sobą na wyjazd służbowy do Chin?

Wyjazd służbowy do Chin

Uczestnictwo w targach organizowanych w Chinach to świetna okazja do poznania nowych partnerów biznesowych i nawiązania nowych współprac. Aby nie zmarnować okazji na potencjalne nowe kontakty, podstawową rzeczą, jaką należy przygotować, są wizytówki. Nie tylko stanowią one istotny element chińskiej etykiety biznesowej, ale pozwolą na łatwą wymianę informacji kontaktowych. Najlepiej, aby wizytówka z jednej strony była przetłumaczona na język chiński, a z drugiej zawierała informacje
w języku angielskim.

Co zabrać, jadąc na chińskie targi jako wystawca?

Jeśli udajemy się na targi w charakterze wystawcy należy zabrać ze sobą materiały, które umieścimy na stanowisku wystawowym – plakaty, materiały promocyjne, ulotki i gadżety. W tym przypadku szczególnie istotne są te ostatnie, gdyż powinny one być zbieżne z działaniami firmy. Warto także zadbać o to, aby były praktyczne – wtedy potencjalni partnerzy zachowają je na dłużej. Ponadto w ten sposób zapadniemy potencjalnym partnerom w pamięć. Jeżeli posiadamy katalogi
z oferowanymi usługami czy inne materiały informacyjne również należy zadbać, aby były one przetłumaczone na język chiński i angielski. Ruch przy stanowisku będzie większy, jeśli będzie tam znajdował się ktoś, kto operuje językiem chińskim, aby komunikować się z potencjalnymi partnerami.

Co zabrać, jadąc na chińskie targi jako odwiedzający?

Jeśli udajemy się na targi w charakterze wizytującego, najlepiej będzie zawczasu zapoznać się z listą wystawców i ich ofertą. Można wtedy przygotować pytania, które zadamy potencjalnym partnerom. Listę takich pytań można przygotować w notesie, który również warto mieć ze sobą. Dzięki temu od razu można zapisać sobie odpowiedzi wystawców, dopisać ewentualne komentarze oraz zebrać wszystkie zdobyte informacje w jednym miejscu. Warto mieć ze sobą torbę czynawet walizkę kabinową, gdzie będzie można schować notes i otrzymane materiały promocyjne, tak aby mieć wolne ręce.

Szczególnie istotnym przedmiotem do zabrania na targi jest dokument specyfikacji produktu do importu, który będzie zawierał bardzo szczegółową specyfikację interesującego nas produktu:

• dokładne wymiary,
• wagę,
• kolory,
• wzory,
• materiały,
• potencjalne ulepszenia,
• akcesoria,
• wymagania dotyczące etykiet czy opakowań.

Oprócz tego specyfikacja powinna zawierać także informacje dotyczące wymaganych certyfikatów, czy produkcja ma być realizowana na zasadach OEM, ODM czy OBM, czy potrzebna będzie instrukcja korzystania z produktu, kod celny produktu czy MOQ (minimalną ilość produktów wymagana do złożenia zamówienia). W specyfikacji produktu można zawrzeć także przedział cenowy, zakładany sezon sprzedażowy czy preferowaną formę transportu. Posiadanie takiego dokumentu pozwoli szybciej i sprawniej uzyskać pożądane informacje od potencjalnych partnerów biznesowych na temat ich oferty. Jeżeli jest taka możliwość, można zabrać także próbkę czy prototyp produktu.

Z bardziej praktycznych kwestii na targi należy zabrać ze sobą wygodne buty oraz odzież odpowiednią dla regionu i pory roku. Warto także zostawić wolne miejsce w walizce lub wykupić większy bagaż, aby móc przywieźć ze sobą uzyskane materiały.

Wyjazd służbowy do Chin. Co zabrać ze sobą, jadąc do chińskiego kontrahenta?

Jeśli mamy już chińskiego partnera biznesowego i jedziemy do niego z wizytą, dobrze jest zabrać ze sobą prezenty. Stanowią one ważny element relacji społecznych. Wzajemne obdarowywanie się prezentami wzmacnia relację i pomaga budować guanxi, czyli sieć kontaktów, która odgrywa kluczową rolę przy rozwijaniu się na rynku chińskim.

Prezenty najlepiej jest przewozić nieopakowane, ponieważ mogą one być sprawdzane przy kontroli celnej. Natomiast gdy już będziemy na miejscu najlepiej opakować je w czerwony papier, gdyż jest on postrzegany jako kolor przynoszący szczęście. Oprócz tego bezpieczne kolory papieru do pakowania prezentów to złoty, srebrny i różowy.

Na co należy zwrócić uwagę, dając prezent?

W relacjach biznesowych dawanie prezentu ma przede wszystkim znaczenie symboliczne, więc podarek nie musi mieć dużej wartości. W przypadku chińskich partnerów wręcz nie powinien, gdyż zbyt drogi prezent może wywołać w nich potrzebę odwdzięczenia się, a w konsekwencji spowodować uczucie dyskomfortu. W najgorszym wypadku podarek o dużej wartości może zostać uznany za łapówkę. Źle odbierane jest także wręczanie prezentu tylko jednej osobie. Należy pamiętać, że dla osób na tych samych stanowiskach powinny być przeznaczone takie same prezenty.

Jakie prezenty są dobrze postrzegane przez Chińczyków?

Najlepiej wręczać lokalne produkty czy przysmaki – dobrze widziane będą alkohole, słodycze czy rękodzieło. Oprócz tego także wino, papierosy i cygara, owoce czy suplementy zdrowotne są popularnymi prezentami wymienianymi w relacjach biznesowych.

Jakich prezentów lepiej nie wręczać?

W Chinach panuje wiele przesądów związanych z otrzymywanymi prezentami, dlatego przed zdecydowaniem się na jakiś podarek należy zapoznać się z kulturową specyfiką.

• Ostre przedmioty symbolizują przecięcie więzi międzyludzkich.
• Paski i naszyjniki są uznawane za zbyt osobiste.
• Lustra mają przyciągać złe duchy, a ich kruchość uznaje się za zły znak.
• Pióra i długopisy z czerwonym tuszem – choć czerwony to szczęśliwy kolor Chińczyków – w starożytności czerwonego tuszu używano, aby zapisać imiona przestępców skazanych na śmierć. Taki prezent może być odebrany jako życzenie nieszczęścia.

Szczególnie specyficzną grupę produktów, których nie należy dawać stanowią przedmioty będące homofonami ze słowami o negatywnym znaczeniu i nie są mile widziane wśród chińskich partnerów biznesowych:

• gruszki (czytane podobnie do „odejście”),
• książki (czytane podobnie do „przegrać”),
• buty (czytane jak „demoniczny”),
• zegarki (brzmiące jak wysyłanie kogoś w zaświaty).

Więcej o tym, na co zwrócić uwagę wybierając prezent dla Chińczyków, można przeczytać tutaj: Prezenty w Chinach.

O czym jeszcze należy pamiętać jadąc do Chin?

• Przygotuj niezbędne dokumenty – ważny paszport i wizę.
• Wymień walutę na RMB, zabierz ze sobą gotówkę oraz załóż konto Revolut (więcej o płatności w Chinach).
• Wykup usługę VPN, aby mieć dostęp do zablokowanych stron w Chinach.
• Zainstaluj aplikację WeChat, aby móc łatwo skomunikować się z chińskimi partnerami biznesowymi.